Restituire il veicolo: tutto quello che c’è da sapere

La restituzione di un veicolo noleggiato può spesso essere fonte di stress all’interno delle aziende, perché i costi possono aumentare rapidamente se il veicolo è stato sottoposto a cattiva manutenzione o addirittura danneggiato. Per le piccole e medie imprese che gestiscono un parco veicoli, questa è spesso una delle 3 voci principali del loro budget. È quindi importante essere particolarmente vigili. Quando si restituisce un veicolo che è stato fornito per un noleggio a lungo termine, (NLT, spesso per un periodo compreso tra i 12 e i 60 mesi), il costo medio è stimato in circa 800 euro, una cifra che naturalmente può variare da un paese all’altro. Per i contratti a breve o medio termine la media è logicamente inferiore, in quanto il periodo di noleggio varia da 1 a 12 mesi.

Tuttavia, la restituzione del veicolo non deve diventare un motivo di preoccupazione. Si dovrebbe tenere presente che la restituzione è regolata da un accordo contrattuale tra entrambe le parti. In Francia, la checklist per la restituzione del veicolo, ovvero le clausole di restituzione del veicolo, è una garanzia di trasparenza in quanto entrambe le parti ne sono a conoscenza al momento della firma del contratto e regola l’ispezione congiunta effettuata al momento della restituzione del veicolo. Se avete osservato le poche regole d’oro del noleggio, potete restituire il veicolo alla società di noleggio il giorno prestabilito senza preoccupazioni.

Prevenire è meglio che curare

Prima di tutto, la restituzione di un veicolo deve essere preparata in anticipo! Pertanto, al momento della consegna del veicolo, è opportuno sensibilizzare il conducente sull’importanza di prendersi cura del proprio veicolo e di segnalare eventuali problemi (spie luminose sul cruscotto, ad esempio) e soprattutto eventuali incidenti, anche se minori. Un incidente non dichiarato, anche se piccolo e apparentemente senza conseguenze, avrà sempre costi inattesi.

Inoltre, indipendentemente dalla tipologia (NLT o NMT) un contratto di noleggio copre un periodo di tempo ma anche il numero di chilometri percorsi. Se si supera la soglia chilometrica, è necessario segnalarlo alla società di noleggio e rinegoziare la soglia prima di restituire il veicolo, se non si vuole incorrere in eventuali costi aggiuntivi. Naturalmente, è necessario rispettare scrupolosamente tutti gli interventi di manutenzione e di assistenza per garantire che il veicolo rimanga in buone condizioni meccaniche.

Prima dell’ispezione: controllare i punti chiave

Con l’avvicinarsi della data di restituzione del veicolo, è importante effettuare un’ispezione approfondita. In questa fase, muniti della checklist per la restituzione del veicolo, si potrà verificare che il veicolo sia in buone condizioni in relazione alla sua età e al numero di chilometri percorsi. I controlli iniziali riguardano la parte esterna del veicolo:

Punti da controllare all’esterno del veicolo

Carrozzeria (ammaccature, graffi, stato dei paraurti e di eventuali dispositivi di protezione)

• Esempio di usura generalmente accettato: piccoli graffi senza ruggine che possono essere rimossi con la lucidatura.
• Un esempio di danno che verrà addebitato: portellone posteriore o portiera danneggiata.

Pneumatici (compresi mozzi, cerchi in lega e ruote)

• Esempio di usura generalmente accettata: pneumatici con profondità del battistrada > 4 mm (usura < 50%).
• Un esempio di danno che verrà addebitato: squarci o intaccature, strappi o corpi estranei sul fianco del pneumatico.

Parabrezza e visibilità

• Esempio di usura generalmente accettata: vetri lievemente scheggiati, graffi leggeri che non compromettono la visibilità (sicurezza).
• Un esempio di danno che verrà addebitato: vetro scheggiato in un punto che compromette la visibilità del conducente.

Non trascurare l’interno del veicolo

La seconda parte dei controlli riguarda naturalmente il posto del conducente e dei passeggeri:

Sedili (macchie, bruciature, strappi)

• Esempio di usura generalmente accettata: macchie sui rivestimenti interni dei sedili che possono essere rimosse con una normale pulizia generale.
• Un esempio di danno che verrà addebitato: strappi o buchi nei sedili.

Tappezzeria interna (stato della tappezzeria e dei rivestimenti delle porte)

• Esempio di usura generalmente accettata: leggere tracce di abrasione (senza perforazione).
• Un esempio di danno che verrà addebitato: buchi nella tappezzeria delle portiere o del cruscotto.

Eventuali dotazioni e accessori del veicolo

• Esempio di usura generalmente accettata: lievi tracce lasciate da dispositivi telefonici o GPS.
• Un esempio di danno che verrà addebitato: dispositivi elettronici o radio rotti o non funzionanti.

Si dovrebbe anche tener conto della nozione di condizioni standard. Queste variano da un veicolo all’altro a seconda delle caratteristiche specifiche e del paese in cui il veicolo viene restituito. Sebbene i fattori menzionati siano essenziali e comuni a numerosi paesi europei, a seconda dei casi è necessario prendere in considerazione anche alcuni altri aspetti. Per alcuni veicoli commerciali per esempio, si ispezionano l’area di carico, le benne, i pianali, ecc. Questa nozione di “condizioni standard” dipende anche dai singoli contratti e non è quindi soggettiva. Si basa inoltre sulle raccomandazioni formulate da vari organismi europei che stabiliscono le regole da seguire per i propri paesi (Sesamlld per la Francia, la PVRLA per la Polonia, l‘AIAGA per l’Italia, l’AEGFA per la Spagna e la BVRLA per il Regno Unito, ecc.)

L’anticipazione di questi fattori consente di effettuare alcune riparazioni prima di restituire il veicolo e in tal modo ridurre al minimo alcuni dei costi di restituzione menzionati. Se il tempo a disposizione è limitato, è possibile far eseguire una pre-diagnosi da terzi o dalla vostra società di noleggio. Non dimenticate mai che le società di noleggio spesso propongono servizi di consulenza e che cercano ovviamente di fidelizzare i propri clienti.

Ricordiamo che, secondo il Sesamlld, in Francia in media ogni veicolo presenta un danno non accettabile.

Assicuratevi di avere tutti i documenti amministrativi del veicolo

Infine, un aspetto importante ma spesso trascurato è la raccolta di tutti i documenti amministrativi del veicolo (il contratto, il libretto di circolazione, il certificato di revisione, ecc.) e degli elementi correlati (set di chiavi di riserva, registro degli interventi di manutenzione, manuale di istruzioni, dettagli del sistema di allarme, ecc.). Adottando questo approccio metodologico, quando arriverà il giorno della restituzione basterà ripulire il veicolo e riportarlo indietro, senza incorrere in spiacevoli sorprese. Il contratto di noleggio termina una volta firmato il documento di restituzione.